Spesen 2026 für LKW-Fahrer – Pauschalen, Übernachtung und Auslandssätze

Wer als Berufskraftfahrer unterwegs ist, verbringt regelmäßig mehrere Tage am Stück abseits des Wohnsitzes – oft mit Übernachtung in der Schlafkabine des Lkw. Für diesen Mehraufwand sieht das Steuerrecht Verpflegungspauschalen und eine Übernachtungspauschale vor, die du als Fahrer oder dein Arbeitgeber geltend machen kannst. Die wichtigsten Sätze für 2026 im Überblick: 14 Euro für An- und Abreisetage bzw. Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro für volle 24-Stunden-Tage, dazu 9 Euro Übernachtungspauschale für die Nacht in der Schlafkabine. Im Ausland gelten länderspezifische Sätze nach BMF-Schreiben.

In diesem Artikel erklären wir, was Spesen sind, welche Abrechnungsoptionen es gibt, wie hoch die Pauschalen 2026 in Deutschland und im Ausland sind und worauf du in der Praxis achten musst.

Was sind Spesen für Lkw-Fahrer?

Mit „Spesen" sind im Sprachgebrauch der Transportbranche vor allem die Verpflegungspauschalen gemeint, die das Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 4a EStG) bei Auswärtstätigkeiten vorsieht. Wer beruflich außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte und seiner Wohnung unterwegs ist – also typischerweise auf Tour –, hat höhere Verpflegungskosten als zu Hause. Diese Mehrkosten gleicht der Staat über pauschale Tagessätze aus, ohne dass einzelne Rechnungen vorgelegt werden müssen.

Wichtig: Spesen sind steuerfrei, solange sie die gesetzlichen Pauschalen nicht überschreiten. Werden höhere Beträge gezahlt, ist der übersteigende Teil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Zwei Wege, Spesen abzurechnen

Eine generelle Auszahlungspflicht für den Arbeitgeber besteht nicht – tarif- oder einzelvertraglich kann das aber anders geregelt sein (z. B. Manteltarifvertrag für das gewerbliche Personal in Speditionen). In der Praxis gibt es zwei Modelle:

1. Auszahlung durch den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber rechnet die Pauschalen über die Lohnbuchhaltung ab und zahlt sie steuerfrei mit dem Gehalt aus. Voraussetzung ist eine nachvollziehbare Dokumentation der Abwesenheitszeiten – in der Regel über Fahrerkartendaten, Tourenberichte oder das digitale Tageskontrollblatt. Für das Unternehmen sind die Beträge Betriebsausgaben.

2. Geltendmachung über die Einkommensteuererklärung. Zahlt der Arbeitgeber nicht aus, kann der Fahrer die Pauschalen als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung ansetzen. Sie wirken sich aus, sobald der Arbeitnehmer-Pauschbetrag (1.230 Euro ab 2023) überschritten ist – und reduzieren das zu versteuernde Einkommen entsprechend.

In der Praxis verbreiten sich Mischmodelle: Der Arbeitgeber zahlt einen Teil als steuerfreie Pauschale aus, weitergehende Aufwendungen macht der Fahrer in der Steuererklärung geltend.

Verpflegungspauschalen 2026 – Inland

Die Sätze sind im Vergleich zu 2025 unverändert geblieben:

Die Sätze beziehen sich auf das Inland. Solange für 2027 keine neuen Pauschalen veröffentlicht sind, gelten die obenstehenden Werte fort.

Übernachtungspauschale – 9 Euro für die Nacht in der Schlafkabine

Seit 2020 gibt es eine eigenständige Übernachtungspauschale speziell für Berufskraftfahrer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Sie wird zusätzlich zur Verpflegungspauschale gewährt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Seit dem 1. Januar 2024 beträgt die Pauschale 9 Euro pro Kalendertag der Übernachtung. Sie deckt den typischen Mehraufwand im Zusammenhang mit der Übernachtung im Fahrzeug ab – Dusche, Sanitäranlagen, Parkgebühren auf Rasthöfen, Reinigung der Kabine und Ähnliches.

Praxis-Hinweis: Zusätzlich zur 9-Euro-Pauschale darf der Arbeitgeber dem Fahrer bis zu 5 Euro pro Kalendertag für tatsächlich entstandene Aufwendungen im Zusammenhang mit der Übernachtung steuerfrei erstatten – wenn dies plausibel dokumentiert ist. Grundlage sind in der Regel Fahrtenbuch, Tournachweis oder die digital ausgelesenen Fahrerdaten.

Auslandsspesen 2026 – Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen je Land

Bei Touren ins Ausland richtet sich die Pauschale nach dem jeweiligen Land, in dem der Fahrer sich beim Erreichen der Abwesenheitsgrenze aufhält. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (Stand der nachfolgenden Tabelle: 1. Februar 2026).

Tabelle gekürzt auf die häufigsten Zielländer im europäischen Güterverkehr. Die vollständige Liste mit allen Staaten findest du im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (siehe Quellen am Ende des Artikels). Stand: 1. Februar 2026.

Tipp für Auslandstouren: Maßgeblich ist das Land, in dem du dich beim Erreichen der Tagesabwesenheit von 24 Stunden aufhältst – nicht das Land der Ankunft. Bei An- und Abreisetagen mit Grenzübertritt gelten Sondervorgaben aus dem BMF-Schreiben (Land vor Mitternacht).

Sind Spesen steuerfrei?

Ja – innerhalb der gesetzlichen Pauschalen. Zahlt der Arbeitgeber Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen in der Höhe der BMF-Sätze aus, fallen darauf keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge an. Auf der Gehaltsabrechnung sind die Beträge entsprechend als steuerfreie Reisekostenerstattung auszuweisen.

Werden höhere Beträge ausgezahlt, ist der übersteigende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wer als Fahrer keine Erstattung vom Arbeitgeber erhält, kann die Pauschalen als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen.

Dokumentation: Worauf das Finanzamt achtet

Ob Arbeitgeberauszahlung oder Werbungskostenabzug – die Abwesenheitszeiten müssen plausibel nachweisbar sein. In Betriebsprüfungen werden regelmäßig folgende Belege geprüft:

Wenn diese Dokumente lückenlos vorliegen, lassen sich auch nachträgliche Korrekturen sauber begründen. Genau hier setzt TADMIN an: Wir archivieren Fahrerkarten- und Massenspeicherdaten EU-konform und stellen die Abwesenheitszeiten so dar, dass sie sich direkt in die Spesenabrechnung übernehmen lassen – ohne dass jemand händisch Daten aus DDD-Dateien herausarbeiten muss.

Häufige Fragen

Habe ich als Fahrer einen Anspruch auf Spesenauszahlung? Gesetzlich nicht zwingend, tarifvertraglich oft schon. Im Arbeits- oder Tarifvertrag ist geregelt, ob der Arbeitgeber die Pauschalen auszahlt oder nicht.

Was, wenn ich nur 7 Stunden unterwegs war? Dann besteht kein Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Erst ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit beginnt die 14-Euro-Pauschale zu greifen.

Kann ich die 9-Euro-Übernachtungspauschale auch ohne Auszahlung durch den Arbeitgeber bekommen? Ja – in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten. Voraussetzung ist die plausibel dokumentierte Übernachtung in der Schlafkabine.

Was passiert bei einer mehrtägigen Auslandstour? Pro Kalendertag gilt die Pauschale des Landes, in dem du dich bei Mitternacht befindest (Tage mit 24 h Abwesenheit). Für An- und Abreisetag mit Grenzübertritt: Land vor Mitternacht.

Werden die Spesen 2027 angepasst? Das BMF legt die Sätze in der Regel jährlich neu fest. Solange für 2027 keine neuen Werte veröffentlicht sind, gelten die hier dargestellten Pauschalen fort.

Quellen:

Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine Steuerberatung dar und ersetzt nicht die Beratung durch deinen Steuerberater. Die Werte entsprechen dem Stand 20. Mai 2026.