Fahrtenschreiber-Daten auslesen: Fristen und Archiv

Der Fahrtenschreiber zeichnet jeden Tag auf, wer wann gefahren ist, wo Pausen lagen und wann das Fahrzeug stand. Solange die Daten nur im Gerät und auf der Fahrerkarte stecken, nützen sie dir wenig, und bei einer Betriebsprüfung fehlen sie dir im schlimmsten Fall. Deshalb verlangt die Fahrpersonalverordnung, dass du die Daten regelmäßig in den Betrieb holst. Die Fristen sind kurz, aber gut planbar, wenn du einmal einen festen Ablauf hast.

Fahrtenschreiber-Daten auslesen: die zwei Fristen

Das Gesetz unterscheidet zwei Datenquellen, für die unterschiedliche Fristen gelten. Beide stehen in § 2 Abs. 5 der Fahrpersonalverordnung (FPersV):

Datenquelle	Spätestens kopieren	Wer muss mitwirken
Fahrerkarte	28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses	Fahrer stellt Karte und Ausdrucke bereit
Massenspeicher der Fahrzeugeinheit	90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses	Unternehmen mit Unternehmenskarte
Sicherheitskopie	unverzüglich nach dem Kopieren	Unternehmen, auf gesondertem Datenträger

Wichtig ist das Wort Ereignis. Die Frist läuft nicht ab dem letzten Auslesen, sondern ab dem ältesten Eintrag, der noch nicht im Betrieb gespeichert ist. Liest du die Fahrerkarte am 1. des Monats aus und fährt der Fahrer schon am 2. wieder, müssen die Daten vom 2. spätestens 28 Kalendertage später im Betrieb sein, egal wann der letzte Download war. In der Praxis hat sich deshalb ein Rhythmus bewährt, der deutlich unter den Höchstfristen liegt.

Verantwortlich bist du als Unternehmer. Der Fahrer muss dir Karte und Ausdrucke zur Verfügung stellen, aber ob die Daten rechtzeitig im Betrieb ankommen, liegt in deiner Organisation. Die Verordnung (EU) 165/2014 sagt es in Art. 33 ähnlich deutlich: Das Unternehmen schult die Fahrer im Umgang mit dem Gerät, prüft regelmäßig und darf keine Anreize setzen, die zu Verstößen verleiten.

So sieht ein machbarer Ablauf aus

Für einen Betrieb mit fünf bis zwanzig Fahrzeugen reicht meist ein einfacher Plan:

• Fahrerkarten wöchentlich oder alle zwei Wochen auslesen, zum Beispiel immer montags, wenn die Fahrer zur Tour kommen. Fällt ein Termin wegen Urlaub oder Krankheit aus, hast du noch Luft bis zur 28-Tage-Grenze.
• Fahrzeuge monatlich auslesen, nicht erst kurz vor Tag 90. Ein Fahrzeug, das in der Werkstatt steht oder verkauft wird, ist sonst schnell außer Reichweite.
• Vor jedem Fahrzeugwechsel nach außen auslesen: vor Verkauf, Rückgabe eines Leasingfahrzeugs oder Abgabe eines Mietfahrzeugs.
• Neue und ausscheidende Fahrer am ersten und letzten Arbeitstag auslesen, damit keine Lücken entstehen.

Für das Auslesen der Fahrerkarte genügt ein Kartenlesegerät am Büro-PC oder ein mobiles Downloadgerät. Für den Massenspeicher des Fahrzeugs brauchst du die Unternehmenskarte, mit der du das Fahrzeug vorher an dein Unternehmen gebunden hast. Viele aktuelle Fahrtenschreiber lassen sich zusätzlich über eine Telematikeinheit aus der Ferne auslesen. Das spart den Gang zum Fahrzeug, ändert aber nichts an der Verantwortung: Auch hier musst du kontrollieren, ob jeder Download wirklich angekommen ist.

Praxis-Tipp: Prüfe nicht nur, ob ein Download gelaufen ist, sondern auch, ob die Datei vollständig ist. Ein abgebrochener Download fällt sonst erst bei der Kontrolle auf, wenn die Frist längst verstrichen ist.

Mietfahrzeuge und vermietete Fahrzeuge

Bei Mietfahrzeugen gelten eigene Regeln. Nach § 2 Abs. 4 FPersV sorgt der Mieter zu Beginn und Ende des Mietzeitraums mit seiner Unternehmenskarte dafür, dass die Daten seiner Fahrten übertragen und gespeichert werden. Klappt das technisch nicht, fertigt er einen Ausdruck an und bewahrt ihn ein Jahr auf. Nicht mehr benötigte Ausdrucke sind danach bis zum 31. März des Folgejahres zu vernichten, sofern keine andere Aufbewahrungspflicht greift.

Vermietest du selbst Fahrzeuge, musst du dem Mieter nach § 2 Abs. 6 FPersV die Daten zu seinen Fahrten bereitstellen: auf Verlangen, spätestens 90 Tage nach Mietbeginn oder der letzten Datenübermittlung und nach Ende des Mietverhältnisses. Schickst du die Dateien über das Internet, müssen sie nach dem Stand der Technik verschlüsselt sein.

Archivieren: wie lange und wie sicher

Die heruntergeladenen Dateien (meist mit der Endung .ddd) sind dein Nachweis gegenüber der Behörde. Daraus ergeben sich drei Anforderungen.

Sicherheitskopie: § 2 Abs. 5 FPersV verlangt, dass du von allen kopierten Daten unverzüglich eine Sicherheitskopie auf einem gesonderten Datenträger anlegst. Ein zweiter Ordner auf demselben Laptop reicht dafür nicht. Eine externe Sicherung oder ein getrennter Server erfüllt den Zweck.

Aufbewahrungsdauer: Ausdrucke und Schaublätter bewahrst du nach Art. 33 Abs. 2 VO (EU) 165/2014 mindestens ein Jahr chronologisch und lesbar auf. Für die heruntergeladenen Daten nennen Kammern wie die IHK Köln ebenfalls ein Jahr ab dem ersten Tag der Aufzeichnung. Beachte aber: Fahrtenschreiberdaten dienen oft gleichzeitig als Arbeitszeitnachweis für dein Fahrpersonal, und dafür verlangt § 21a Abs. 7 Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre. Wer die Daten so nutzt, plant das Archiv auf zwei Jahre.

Herausgabe: Auf Verlangen stellst du die Daten der zuständigen Behörde bereit, direkt, per Datenfernübertragung oder auf einem Datenträger, den die Behörde bestimmt. Fahrern händigst du auf Wunsch eine Kopie der Daten ihrer Fahrerkarte aus (Art. 33 Abs. 2 VO 165/2014).

Was	Aufbewahrung	Grundlage
Ausdrucke, Schaublätter	mindestens 1 Jahr	Art. 33 Abs. 2 VO (EU) 165/2014
Ausdrucke bei Mietfahrzeugen	1 Jahr, dann bis 31. März vernichten	§ 2 Abs. 4 FPersV
Arbeitszeitnachweise Fahrpersonal	mindestens 2 Jahre	§ 21a Abs. 7 ArbZG

Weil die Dateien personenbezogene Daten enthalten, gehören sie nicht in ein offenes Netzlaufwerk. Regle, wer Zugriff hat, und lösche, was nach Ablauf der Fristen nicht mehr gebraucht wird.

Was die Daten im Alltag bringen

Das Auslesen ist nicht nur Pflicht. Wer die Dateien auswertet, sieht früh, wenn ein Fahrer regelmäßig an die Grenze der Lenkzeiten kommt oder Pausen zu spät nimmt, und kann die Disposition anpassen, bevor es ein Bußgeld gibt. Auch bei der Kontrolle auf der Straße hilft ein sauberer Bestand: Seit dem 31. Dezember 2024 muss der Fahrer Ausdrucke und handschriftliche Aufzeichnungen für den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage vorlegen können (Art. 36 VO 165/2014 in der Fassung der VO 2020/1054). Fehlt dort etwas, landet die Frage schnell bei dir im Büro.

In TADMIN kannst du Fahrer, Fahrzeuge und Termine an einem Ort führen und dir die nächsten Download-Termine als Erinnerung anzeigen lassen, damit die 28 und 90 Tage nicht im Tagesgeschäft untergehen.

Häufige Fragen

Muss ich die Fahrerkarte auch auslesen, wenn der Fahrer nicht gefahren ist? Die Frist knüpft an aufgezeichnete Ereignisse an. Ist auf der Karte seit dem letzten Download nichts dazugekommen, läuft keine neue Frist. Sobald die Karte aber wieder im Einsatz ist, gilt die 28-Tage-Grenze ab dem ersten neuen Eintrag.

Reicht es, wenn der Fahrer die Karte selbst ausliest? Ja, wenn die Daten innerhalb der Frist im Betrieb gespeichert werden. Verantwortlich bleibst du, deshalb solltest du prüfen, ob die Dateien tatsächlich angekommen sind.

Brauche ich für das Fahrzeug immer die Unternehmenskarte? Für den Download aus dem Massenspeicher ja. Ohne Unternehmenskarte kommst du nicht an die Daten deines Unternehmens. Bei Mietfahrzeugen meldest du dich zu Beginn und am Ende der Miete mit deiner Karte an.

Was passiert, wenn ich eine Frist verpasse? Fehlende oder verspätete Kopien und fehlende Sicherheitskopien sind nach § 21 Abs. 1 FPersV Ordnungswidrigkeiten des Unternehmers. Lies die Daten sofort nach, dokumentiere den Grund für die Verspätung und passe deinen Rhythmus an.

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Quellen:

• Fahrpersonalverordnung § 2 (Ausdrucke, Mietfahrzeuge, Kopierpflichten): gesetze-im-internet.de/fpersv/__2.html
• Fahrpersonalverordnung § 21 (Ordnungswidrigkeiten): gesetze-im-internet.de/fpersv/__21.html
• Verordnung (EU) Nr. 165/2014, Art. 33: eur-lex.europa.eu
• Verordnung (EU) 2020/1054, Änderung von Art. 36 VO 165/2014: eur-lex.europa.eu
• Arbeitszeitgesetz § 21a: gesetze-im-internet.de/arbzg/__21a.html
• IHK Köln, Digitale und intelligente Fahrtenschreiber: ihk.de/koeln

Hinweis: Stand Oktober 2026. Keine Rechtsberatung. Bei Einzelfragen helfen die zuständige Landesbehörde oder deine Kammer weiter.