Fahrerkarte beantragen, verlängern, ersetzen

Montagmorgen, der Auftrag ist disponiert, und dann meldet der Fahrtenschreiber: Karte abgelaufen. Ohne gültige Fahrerkarte darf der Fahrer ein tachographenpflichtiges Fahrzeug nicht einfach weiterfahren, und eine neue Karte gibt es nicht über Nacht. Dabei lässt sich das Problem fast immer vermeiden, wenn du die Fristen kennst und im Blick behältst, wann welche Karte in deinem Fuhrpark ausläuft.

Fahrerkarte beantragen: wer, wo, womit

Die Fahrerkarte ist persönlich. Sie gehört dem Fahrer, nicht dem Unternehmen, und jeder Fahrer bekommt nur eine Karte (§ 5 Abs. 3 FPersV). Antragsberechtigt ist, wer einen gültigen deutschen Kartenführerschein oder eine EU/EWR-Fahrerlaubnis für Fahrzeuge hat, bei denen Lenk- und Ruhezeiten gelten. Der Antrag geht in dem Land, in dem der Fahrer seinen gewöhnlichen Wohnsitz hat.

Ausgegeben wird die Karte von den Stellen, die das Landesrecht bestimmt (§ 4 Abs. 2 FPersV). Das ist je nach Bundesland die Fahrerlaubnisbehörde oder eine beauftragte Prüforganisation. Hergestellt wird die Karte zentral beim Kraftfahrt-Bundesamt, das auch das Fahrtenschreiberkartenregister führt. Bevor eine Karte ausgestellt wird, fragt die Behörde dieses Register und die Register der anderen EU-Staaten ab, damit niemand zwei Karten hat.

Für den Antrag braucht der Fahrer nach § 5 Abs. 1 FPersV:

• den Führerschein
• einen Nachweis über Wohnsitz und Anschrift im Inland
• Nachweise zu Name, Geburtsdatum und Geburtsort (in der Regel Personalausweis oder Pass)
• ein biometrisches Lichtbild 35 × 45 mm
• eine Angabe zur Muttersprache

Die Identität wird geprüft, deshalb muss der Fahrer mindestens einmal persönlich erscheinen, beim Antrag oder bei der Abholung. Einige Ausgabestellen nehmen Anträge inzwischen online an.

Was die Fahrerkarte kostet und wie lange es dauert

Die Gebühr setzen die Länder fest, ein Teil davon geht an das Kraftfahrt-Bundesamt. Ein Beispiel: Das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten in Berlin nimmt 37 Euro für die Karte und 3 Euro für den Versand. In anderen Ländern liegt der Betrag in einer ähnlichen Größenordnung, Abweichungen von ein paar Euro sind normal. Wer zahlt, ist Verhandlungssache: Viele Betriebe übernehmen die Kosten, eine allgemeine gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht. Halte das am besten im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsregel fest.

Bei der Dauer rechne nicht mit dem besten Fall. Berlin nennt rund fünf Werktage, andere Stellen brauchen länger, vor allem wenn Unterlagen fehlen. Wichtig: Die gesetzlichen Bearbeitungsfristen beginnen nach § 4 Abs. 3 FPersV erst, wenn alle Unterlagen vollständig vorliegen.

Verlängern: die 15-Arbeitstage-Regel

Eine Fahrerkarte gilt fünf Jahre (§ 5 Abs. 5 FPersV). Für die Erneuerung gibt es zwei Grenzen:

Regel	Frist	Grundlage
Frühester Antrag	6 Monate vor Ablauf	§ 4 Abs. 3 FPersV
Spätester Antrag	15 Arbeitstage vor Ablauf	Art. 28 Abs. 1 VO (EU) 165/2014
Neue Karte liegt vor	vor Ablauf, wenn rechtzeitig beantragt	Art. 28 Abs. 3 VO (EU) 165/2014
Alte Karte mitführen	mindestens 28 Kalendertage nach Ablauf	§ 6 FPersV
Gültigkeit der neuen Karte	ab dem Tag nach Ablauf der alten	§ 5 Abs. 5 FPersV

Ein früher Antrag kostet dich also keine Laufzeit: Die neue Karte schließt nahtlos an die alte an. Es gibt keinen Grund, bis kurz vor Schluss zu warten. Wer die 15 Arbeitstage verpasst, hat keinen Anspruch mehr darauf, die neue Karte rechtzeitig zu bekommen.

Praxis-Tipp: Lege für jeden Fahrer das Ablaufdatum der Fahrerkarte zusammen mit Führerschein und Schlüsselzahl 95 ab und lass dich drei bis vier Monate vorher erinnern. Das geht zum Beispiel in TADMIN direkt bei den Fahrerdaten. Dann hat der Fahrer genug Puffer für Fotos, Termin und Postweg.

Verlust, Diebstahl oder Defekt unterwegs

Karten gehen verloren, bleiben in einer Raststätte liegen oder werden vom Gerät plötzlich nicht mehr gelesen. Für diesen Fall gibt die VO (EU) 165/2014 einen klaren Ablauf vor:

1. Melden: Einen Verlust meldet der Fahrer unverzüglich der Stelle, die die Karte ausgegeben hat (§ 4 Abs. 5 FPersV). Ein Diebstahl wird bei den Behörden des Staates angezeigt, in dem er passiert ist (Art. 29 Abs. 2).
2. Ersatz beantragen: innerhalb von sieben Kalendertagen beim Wohnsitzstaat (Art. 29 Abs. 4). Mitbringen musst du bei Verlust eine schriftliche Erklärung, bei Diebstahl die Anzeige, bei Defekt die kaputte Karte selbst (§ 4 Abs. 4 FPersV).
3. Ausstellung: Die Behörde stellt die Ersatzkarte binnen acht Arbeitstagen nach dem vollständigen Antrag aus.
4. Weiterfahren: höchstens 15 Kalendertage ohne Karte, länger nur, wenn es für die Rückkehr des Fahrzeugs zum Standort nötig ist und der Fahrer belegen kann, dass er die Karte nicht nutzen konnte (Art. 29 Abs. 5).

In dieser Zeit ersetzen Ausdrucke die Karte. Nach Art. 35 Abs. 2 druckt der Fahrer zu Beginn der Fahrt die Fahrzeugdaten aus, trägt Name, Karten- oder Führerscheinnummer und die Zeiten seit der letzten Tätigkeit ein und unterschreibt. Am Ende der Fahrt folgt ein zweiter Ausdruck mit den aufgezeichneten Zeiten, ergänzt um Arbeits-, Bereitschafts- und Ruhezeiten, die das Gerät nicht erfasst hat, wieder mit Unterschrift. Die Ausdrucke legt er bei Kontrollen vor, und du bewahrst sie anschließend geordnet außerhalb des Fahrzeugs auf (§ 2 Abs. 3 FPersV).

Taucht eine verloren gemeldete Karte wieder auf, ist sie nicht mehr gültig, sobald die Ersatzkarte ausgestellt ist. Sie geht dann an die Ausgabestelle zurück. Und noch ein Detail: Läuft die verlorene Karte ohnehin in weniger als sechs Monaten ab, wird sie nicht ersetzt, sondern gleich erneuert.

Was du als Unternehmen tun solltest

Auch wenn die Karte dem Fahrer gehört, landen die Folgen einer fehlenden Karte bei dir: Touren fallen aus, Kontrollen werden unangenehm, und du musst nachweisen, dass du deine Fahrer ordentlich organisiert hast. Drei Dinge helfen:

• Ablaufdaten zentral erfassen, nicht nur beim Fahrer im Portemonnaie.
• Notfallablauf schriftlich festhalten: Wer meldet was wo, wie funktionieren die Ausdrucke am eingesetzten Gerät, wohin gehen die Papiere.
• Neue Fahrer prüfen: Hat der Bewerber eine gültige Karte, und stimmt der Wohnsitzstaat? Seit dem 1. Juli 2026 brauchen auch Fahrer von Transportern über 2,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Güterverkehr und in der Kabotage einen Fahrtenschreiber und damit eine Fahrerkarte. Das betrifft viele Kleinbetriebe zum ersten Mal.

Eine Fahrerkarte darf übrigens nie einem anderen Fahrer überlassen werden (§ 5 Abs. 4 FPersV). „Kurz mal mit der Karte vom Kollegen fahren" ist kein Notbehelf, sondern ein ernster Verstoß.

Häufige Fragen

Kann ich die Fahrerkarte für meine Fahrer beantragen? Den Papierkram kannst du vorbereiten, beantragen muss der Fahrer aber selbst, weil seine Identität geprüft wird und die Karte an seinen Wohnsitz gebunden ist.

Was passiert, wenn der Fahrer umzieht? Entscheidend ist der gewöhnliche Wohnsitz. Zieht der Fahrer in einen anderen EU-Staat, wird die Erneuerung dort beantragt, und die Behörden stimmen sich untereinander ab (Art. 28 Abs. 2 VO 165/2014).

Darf der Fahrer mit einer defekten Karte weiterfahren? Ja, bis zu 15 Kalendertage mit Ausdrucken nach Art. 35, wenn er innerhalb von sieben Tagen Ersatz beantragt. Die defekte Karte gibt er bei der Behörde ab.

Brauche ich bei einer neuen Karte etwas am Fahrtenschreiber umzustellen? Nein. Der Fahrer steckt die neue Karte wie gewohnt. Die alte führt er noch mindestens 28 Kalendertage mit.

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Quellen:

• Verordnung (EU) Nr. 165/2014, Art. 28, 29 und 35: eur-lex.europa.eu
• Fahrpersonalverordnung §§ 4 bis 6: gesetze-im-internet.de/fpersv
• Fahrpersonalverordnung § 2 (Ausdrucke): gesetze-im-internet.de/fpersv/__2.html
• Verordnung (EU) 2020/1054 (Fahrtenschreiber für leichte Nutzfahrzeuge): eur-lex.europa.eu
• Service Berlin, Fahrerkarte beantragen: service.berlin.de/dienstleistung/121641

Hinweis: Stand Oktober 2026. Gebühren und Ausgabestellen unterscheiden sich je nach Bundesland. Keine Rechtsberatung.